SACHZUWENDUNGEN AN ARBEITNEHMER – EIN ÜBERBLICK
Definition: Was sind Sachzuwendungen?
Bei Sachzuwendungen handelt es sich um eine nicht monetäre Leistung, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern unabhängig vom Gehalt zukommen lässt. Hierbei darf es sich weder um Bargeld, noch um eine in Geld umtauschbare Zuwendung handeln. Typische Beispiele sind Geschenke, geldwerte Vorteile und Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen. Bis zu einer bestimmten Freigrenze sind diese Sonderleistungen des Arbeitnehmers steuer- und sozialversicherungsfrei.
In der Praxis sind Sachzuwendungen ein beliebtes Mittel zur Steigerung der Mitarbeitermotivation. Gleichzeitig bieten sie dem Arbeitgeber die Möglichkeit, seine Wertschätzung und Dankbarkeit gegenüber der Belegschaft zum Ausdruck zu bringen. In vielen Unternehmen haben sich diese gehaltsunabhängigen Leistungen zu einem wichtigen Element der Mitarbeiterbindung und -gewinnung entwickelt.
Der Höchstbetrag für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer
Grundsätzlich kann der Arbeitgeber die Höhe der Sachzuwendungen für die Belegschaft frei wählen. Ab einem bestimmten Betrag fallen für diese Leistungen jedoch Einkommenssteuer und Abgaben an die Sozialversicherung an. Dies ist mit einem höheren Aufwand verbunden. Zudem bleibt nach den Abzügen meist nicht mehr viel von der Sachzuwendung für die Mitarbeiter übrig. Daher ist es sinnvoll, die Freigrenzen zu kennen und zu berücksichtigen.
Arten von Sachzuwendungen
Aufmerksamkeiten:
Diese Art der Zuwendung ist für einen besonderen persönlichen Anlass im Leben des Arbeitnehmers gedacht. Geschenke zu Weihnachten oder Neujahr zählen folglich nicht zu den Aufmerksamkeiten. Stattdessen bezieht sich diese Sonderleistung zum Beispiel auf die Geburt eines Kindes, die Hochzeit oder eine Beförderung. Sachzuwendungen dieser Art unterliegen einer Freigrenze von 60 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Fallen eine Geburt und eine Beförderung auf denselben Monat, ist die Austeilung von zwei Aufmerksamkeiten erlaubt.
Wichtig: Geschenke zu persönlichen Anlässen können mit den gewöhnlichen Sachbezügen kombiniert werden, ohne dass Steuern oder Sozialversicherung anfallen.
Sachbezüge aller Art
In diese Kategorie fallen alle materiellen Zuwendungen des Arbeitgebers. Die Höchstgrenze liegt bei 50 Euro pro Monat und Arbeitnehmer inklusive Mehrwertsteuer. Zuzahlungen seitens des Mitarbeiters zur Einhaltung der Freigrenze sind erlaubt. Handelt es sich um einen Gutschein, darf dieser nicht in Bargeld umtauschbar sein. Neben einer einmaligen Zuwendung kann diese auch langfristig erfolgen. Beispiele sind ein Zuschuss zum Sportkurs oder zur Rückenschule.
Wichtig: Eine Übertragung des nicht genutzten Betrags in den nächsten Monat ist nicht zulässig. Im Gegenzug werden Streuwerbemittel – wie Kugelschreiber oder Schreibblöcke – unter einem Wert von 10 Euro nicht in die Höchstgrenze von 50 Euro einberechnet.
Geldwerter Vorteil
Dieser Punkt umfasst Zuwendungen wie den Firmenwagen oder Rabatte für den Mitarbeitereinkauf. Die Freigrenze beträgt bei dieser Leistung 1.080 Euro brutto pro Jahr. Zur Berechnung ist lediglich der Betrag des Rabatts beziehungsweise des Sachbezugs entscheidend und nicht der eigentliche Wert der Leistung. Für Firmenwagen gelten spezielle Bestimmungen zur Versteuerung. Bei herkömmlichen Autos kommt die 1 % Regel zum Einsatz, während Elektroautos vergünstigt mit 0,5 % besteuert werden.
Was besagt § 37b EStG?
Der § 37b des Einkommenssteuergesetzes (EStG) regelt die pauschale Besteuerung von Sachzuwendungen. Während sich Absatz 1 auf Zuwendungen an Geschäftspartner und nicht im Unternehmen tätige Arbeitnehmer bezieht, gilt Absatz 2 für Zuwendungen an die eigenen Arbeitnehmer.
Was sind Zuwendungen nach § 37b EStG?
In diese Kategorie der Sachzuwendungen an Arbeitnehmer fallen alle Leistungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum regulären Gehalt an seine Mitarbeiter austeilt. Umgewandelte Bestandteile des Gehalts sind somit ausgeschlossen. Dasselbe gilt für Bargeldzahlungen. Stattdessen bezieht sich diese Regelung auf alle Zuwendungen, die nicht den allgemeinen Sachbezügen, Aufmerksamkeiten und geldwerten Vorteilen zugeteilt werden.
Die Höchstgrenze liegt pro Leistung und Arbeitnehmer bei 10.000 Euro brutto pro Jahr. Betriebliche Sachzuwendungen nach § 37b EStG können pauschal mit 30 % besteuert werden. Hierbei handelt es sich um ein Wahlrecht. Eine Pflicht zur Pauschalbesteuerung besteht somit nicht. Soll sie angewendet werden, muss sie jedoch für alle Mitarbeiter des Unternehmens erfolgen.
Wichtig: Die Freigrenzen der übrigen Arten von Sachzuwendungen bleiben von dieser pauschalen Versteuerung unberührt und können weiterhin in Anspruch genommen werden.
Was muss der Arbeitgeber pauschal versteuern und wie funktioniert Pauschalversteuerung?
Die Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG ist freiwillig. Es ist Aufgabe des Arbeitgebers zu entscheiden, ob diese Art der Versteuerung von Sachzuwendungen sinnvoll ist. Grundsätzlich sind es größere Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und einem umfangreichen Incentive-System, die von dieser Vorgehensweise profitieren.
Werden die Sachzuwendungen an Arbeitnehmer mit 30 % pauschal versteuert, müssen die Mitarbeiter über die Übernahme der Steuer informiert werden. Da es sich bei dem Betrag der Zuwendungen um Arbeitsentgelt nach § 14 Abs. 1 SGB IV handelt, fallen Abgaben zur Sozialversicherung, der Solidaritätszuschlag sowie die Kirchensteuer an.
Für diese Art der Pauschalbesteuerung von Sachzuwendungen kommen nur Leistungen infrage, die nicht anderweitig pauschal besteuert werden können. Firmenwagen und Mahlzeiten in der Kantine sind bereits an einen pauschalen Steuersatz gekoppelt und können somit nicht im Rahmen des § 37b EStG angesetzt werden.
Fazit
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer erfreuen sich in der Praxis zunehmender Beliebtheit. Arbeitgeber setzen sie gezielt zum Zwecke der Mitarbeiterbindung und -gewinnung ein. Sie sind nicht nur eine Belohnung, sondern auch ein Zeichen der Anerkennung. Unter Sachzuwendungen fallen alle Sonderleistungen, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zusätzlich zum eigentlichen Gehalt überreicht. Neben Geschenken und Gutscheinen umfasst dies auch den Firmenwagen und Mahlzeiten am Arbeitsplatz. Sofern die jeweiligen Freigrenzen Berücksichtigung finden, sind die Zuwendungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Zusätzlich hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, bestimmte Sachzuwendungen kleinerer und größerer Art mit 30 % pauschal zu versteuern.
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