KOMMUNIKATIONSWEGE – ERKLÄRUNG UND TIPPS
Definition: Kommunikationswege
Kommunikationswege beschreiben die Beziehung zwischen mindestens zwei Kommunikationspartnern. In Unternehmen gibt es zahlreiche Wege der Kommunikation, die sich in Bezug auf die Beteiligten und die Art des Informationsaustausches unterscheiden.
Kommunikationswege in der Praxis
Der Austausch in Unternehmen unterteilt sich in die interne und die externe Kommunikation. Letzteres bezieht sich auf den Austausch des Unternehmens mit den Kunden, Lieferanten, dem Staat und der Presse.
Der Begriff der internen Kommunikation bezieht sich auf den Austausch von Information innerhalb des Unternehmens. Dies kann vertikal und horizontal erfolgen. Bei der vertikalen Kommunikation tauschen unterschiedliche Hierarchiestufen Informationen aus. Sie umfasst die Weitergabe von Informationen vom Manager an die Geschäftsführung (Bottom-up) und von der Geschäftsführung an den Manager oder alle Mitarbeiter (Top-down). Der Informationsaustausch zwischen Personen auf gleicher Hierarchiestufe wird als horizontale Kommunikation bezeichnet.
Für die Verbreitung der Informationen stehen den Beteiligten unterschiedliche Medien zur Verfügung. In der beruflichen Praxis kommen die mündliche, die schriftliche und die digitale Kommunikation zum Einsatz. Sie besitzen unterschiedliche Vor- und Nachteile, die es zu berücksichtigen gilt.
3 Arten von Kommunikationswegen im Unternehmen
In Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Informationen, die verbreitet werden müssen. Im Folgenden werden die unterschiedlichen Wege der Kommunikation näher beschrieben.
Face-to-Face-Kommunikation
Der mündliche Austausch von Informationen ist nach wie vor ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags in Unternehmen. Im Rahmen von Beurteilungsgesprächen findet der Austausch unter vier Augen statt. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht bezieht sich aber auch auf den Austausch zwischen mehreren Beteiligten. Beispiele hierfür sind die Betriebsversammlung, das Team-Meeting und Schichtübergaben.
Beispiele für die externe Face-to-Face-Kommunikation sind Kundenevents, Messeauftritte und Pressekonferenzen.
Vorteile:
Die persönliche Note spielt bei der mündlichen Kommunikation eine große Rolle. Im Gegensatz zum schriftlichen Austausch kann der Ton des Gesagten aktiv vom Sprecher beeinflusst werden. Sie eignet sich daher vor allem für Gespräche mit sensiblen Themen wie die Beurteilung eines Mitarbeiters oder die Krisensitzung in Bezug auf ein gescheitertes Projekt. Darüber hinaus charakterisiert sich die Face-to-Face-Kommunikation durch einen ungebremsten Informationsfluss. Die Beteiligten können sich ohne Zeitverzögerung einbringen und den Verlauf des Gesprächs mitgestalten.
Nachteile:
Der größte Nachteil der mündlichen Kommunikation ist der hohe Zeitaufwand. Dies ist vor allem bei Gesprächen mit mehreren Teilnehmern der Fall. Während des Meetings oder des Beurteilungsgesprächs steht die Arbeit zwangsläufig still. Die Nachhaltigkeit des persönlichen Austauschs ist tendenziell niedrig. Das Gesagte gerät schnell in Vergessenheit und das eigentliche Ziel der Face-to-Face-Kommunikation verpufft. Nicht zuletzt ist die fehlende schriftliche Dokumentation ein Nährboden für Missverständnisse und Unsicherheit unter den Mitarbeitern.
Print-Kommunikation
Die schriftliche Kommunikation ist in mittelgroßen und großen Unternehmen eine gern genutzte Art des Austauschs. Sie bezieht sich auf den klassischen Aushang am schwarzen Brett, die Aushändigung einer Mitarbeiterzeitung mit aktuellen Informationen und die Weitergabe von Dokumenten wie Liefer- und Wareneingangsscheinen.
In der externen Kommunikation erfolgt die schriftliche Weitergabe von Informationen per Flyer, Kundenmagazin, Pressemitteilungen und Fachartikeln in Wirtschaftsmedien.
Vorteile:
Der Zeitaufwand ist bei diesem Kommunikationsmittel gering. Ein einmalig erstelltes Dokument erreicht eine Vielzahl von Empfängern. Im Falle eines gut strukturierten und leserlichen Schriftstücks ist die Informationsaufnahme der Adressaten schnell, sodass sie ihre Arbeit ohne große Verzögerung weiterführen können. Darüber hinaus bleiben schriftlich dargebotene Informationen länger im Gedächtnis, halten den Inhalt schwarz auf weiß fest und verhindern Missverständnisse. Diese Form der Informationsweitergabe kann – beispielsweise in Form eines Gesprächsprotokolls in einem Meeting – mit der mündlichen Kommunikation kombiniert werden.
Nachteile:
Den Vorteilen der Print-Kommunikation steht die Flut an Papieren und die damit verbundenen Kosten gegenüber. Bei regelmäßiger Nutzung der schriftlichen Kommunikation entstehen aufs Jahr gerechnet erhebliche Druckkosten. Hinzu kommt die entstehende Zettelwirtschaft, die den Arbeitsplatz der Mitarbeiter mit unzähligen Ordnern zustellt.
Elektronische Kommunikation
Die elektronische Form des Informationsaustausches erfreut sich in Bezug auf die interne Unternehmenskommunikation großer Beliebtheit. Newsletter, Protokolle und Projektberichte werden vorzugsweise per E-Mail versandt. Darüber hinaus gewinnt das Intranet zunehmend an Bedeutung im beruflichen Alltag. In diesem unternehmensinternen Netz finden sich Dokumente, Hinweise und Arbeitsanweisungen. Sie können von den Mitarbeitern jederzeit eingesehen werden.
Vorteile:
Für zeitkritische Informationen ist der elektronische Kommunikationsweg gut geeignet. Dies ist vor allem der Fall, wenn das E-Mail-Postfach ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags der Empfänger darstellt. Entsprechende Funktionen geben Aufschluss, ob der Mitarbeiter die E-Mail gelesen hat. Die Adressaten können sich im Falle von Konflikten somit nicht auf Unwissenheit berufen. Darüber hinaus ist das Schreiben einer elektronischen Nachricht für den Absender mit wenig Zeitaufwand verbunden und der mögliche Empfängerkreis groß. Die Nutzung des Intranets überzeugt mit der zentralen und unkomplizierten Bereitstellung von Informationen.
Nachteile:
Die Funktion der gezielten Zustellung an einen ausgewählten Empfängerkreis wird in der Praxis nur selten genutzt. Viele Absender verwenden die An-alle-Option in der trügerischen Annahme, die Information auf diese Weise effizient verbreitet zu haben. In Wirklichkeit verstopfen fehlgeleitete E-Mails die Postfächer der Adressaten. Dieser negative Effekt tritt verstärkt ein, wenn der Inhalt der elektronischen Nachricht keine Relevanz für den Empfänger und seine Arbeit hat. Die Nutzung des Intranets ist die bessere – aber nicht fehlerfreie – Alternative. In vielen Unternehmen ist es ein Ablageort von Informationen, der keine verständliche Struktur aufweist. Das wahre Potenzial des unternehmensinternen Netzwerks bleibt ungenutzt.
Häufige Fehler in den Kommunikationswegen
Wahl des falschen Kommunikationsmittels
Das Ziel der Kommunikation in Unternehmen ist, relevante Informationen weiterzugeben. Diese sollen schnell vom Empfänger aufgenommen werden und lange im Gedächtnis bleiben. Das Kommunikationsmittel spielt für diesen Aspekt eine übergeordnete Rolle. Zeitkritische Informationen sollten über ein schnelles Medium verbreitet werden, um die betroffenen Empfänger ohne Verzögerung zu erreichen. Allgemeine Hinweise zum Arbeitsablauf, die dauerhafte und verbindliche Gültigkeit besitzen, sollten zentral im Intranet oder am schwarzen Brett bereitgestellt werden. Auf diese Weise kann die Belegschaft sie regelmäßig einsehen.
Vernachlässigung der Informationsart
Es gibt unterschiedliche Arten der Information. Ein Newsletter dient dem Zweck, die Empfänger zu informieren. Sein Informationsgehalt behält nach der einmaligen Formulierung seine Gültigkeit. Für einen Aushang am schwarzen Brett oder die Veröffentlichung im Intranet ist diese Informationsart gut geeignet. Anders sieht es bei Dokumenten in Bezug auf laufende Projekte aus. Sie unterliegen regelmäßigen Änderungen und müssen fortlaufend aktualisiert werden. Aus diesem Grund müssen sie über ein Medium kommuniziert werden, das eine interaktive Bearbeitung des Dokuments erlaubt.
Unnötige Priorisierung irrelevanter Informationen
Die Dringlichkeits-Funktion des elektronischen Kommunikationsmittels wird in Unternehmen gern genutzt. Der Absender verspricht sich von der Hervorhebung seiner E-Mail die ungeteilte Aufmerksamkeit der Empfänger. Stattdessen hat diese Vorgehensweise den gegenteiligen Effekt. Die Adressaten erkennen schnell, ob die Information tatsächlich Dringlichkeit besitzt. Entpuppt sich die E-Mail als irrelevant und nicht zeitkritisch, reagieren sie genervt. Zukünftige Nachrichten mit hoher Priorität werden ignoriert und verstauben ungelesen in den Postfächern.
Ein zu großer Empfängerkreis
Der Wert des Informationsaustausches steht und fällt mit der Auswahl der richtigen Kommunikationspartner. Sie sollten ausschließlich aus Personen bestehen, für die die Informationen relevant sind. Im Falle eines Projekts sollte sich der Kreis der Empfänger auf die beteiligten Mitarbeiter beschränken. Externe Laborberichte besitzen nur für die Abteilungen Produktentwicklung und Qualitätssicherung einen Mehrwert. Sollten sich Teile der Information später als relevant für einen erweiterten Personenkreis erweisen, können diese gekürzt und neu verteilt werden. Diese Vorgehensweise verhindert das Überquellen des Postfaches und entlastet die Mitarbeiter.
Unklare Vorgaben zur Nutzung der Kommunikationsmittel
In Bezug auf die Nutzung der verschiedenen Kommunikationssysteme sollte auf klare Richtlinien geachtet werden, um Unsicherheiten und einen ineffizienten Informationsaustausch zu verhindern. Für jede Art der Information sollte ein zu nutzendes Medium festgelegt werden. Allgemeine Dokumente werden beispielsweise ins Intranet gestellt, während interne Stellenausschreibung am schwarzen Brett zu finden sind. Der Termin für das Beurteilungsgespräch wird per E-Mail mitgeteilt. Durch diese nachvollziehbare Struktur weiß die Belegschaft zu jedem Zeitpunkt, wo welche Informationen zu finden sind.
Kommunikation erleichtern – Produktivität erhöhen
In den vergangenen Jahren haben sich neue Kommunikationssysteme in der beruflichen Praxis etabliert. Sie erleichtern den Informationsaustausch und bieten dem Absender sowie den Empfängern eine beträchtliche Zeitersparnis. Beispiele für moderne Kommunikationsmittel zum Austausch von Informationen sind Wikis, Micro-Blogs und Aufgaben-Management Systeme.
Wikis
Das Wort Wiki stammt aus Hawaii und bedeutet „schnell“. Der Begriff beschreibt eine speziell eingerichtete Website, die als leicht zu bedienende Datenbank dient und nur unternehmensintern zugänglich ist. Dort können Einträge vorgenommen und angepasst werden. Sie eignet sich für die Zusammenfassung bestimmter Arbeitsabläufe und die Erklärung unternehmensinterner Begrifflichkeiten.
Micro-Blogs
Sie sind ideal, um Berichte zu veröffentlichen und neue Entwicklungen des Unternehmens mitzuteilen. Die Beiträge können von den Lesern kommentiert werden. Darüber hinaus erlaubt diese Art der Darstellung die nachträgliche Bearbeitung der Informationen.
Aufgaben-Management Systeme
Mit ihnen steigt die Effizienz ganzer Abteilungen und einzelner Projekte. Die beteiligten Mitarbeiter können die relevanten Informationen jederzeit einsehen und behalten den Überblick über ihre Aufgaben. Erledigtes kann markiert und ohne Zeitverzögerung mit Neuem begonnen werden. Alle Beteiligten – vom zuständigen Mitarbeiter bis zur Geschäftsführung – erhalten einen klaren Einblick in den Status quo des Projekts. Die zuständige Führungskraft wird entlastet und kann sich auf die Verteilung der Aufgaben konzentrieren.
Die neuen Kommunikationssysteme besitzen entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen Informationskanälen.
Sie stellen Informationen strukturiert dar
Die Darstellungsart einer Information wirkt sich unmittelbar auf die Aufnahmegeschwindigkeit des Empfängers aus. Gut strukturierte Inhalte mit einem schlüssigen Aufbau bleiben nachweislich länger in Erinnerung. Wikis und Micro-Blogs präsentieren die eingegebenen Informationen in einem ansprechenden Stil, der die Aufmerksamkeit des Lesers erhöht und von seinem Gehirn leicht verarbeitet werden kann.
Sie sind interaktiv
Die Einträge in Wikis, Micro-Blogs und Aufgaben-Management Systemen können fortlaufend angepasst werden. Im Rahmen eines laufenden Projekts erlauben Aufgaben-Management Systeme die regelmäßige Einspeisung neuer Daten. Die Inhalte in Wikis und Micro-Blogs erlauben den Lesern, Fragen zu stellen und Kommentare abzugeben.
Sie erhöhen die Produktivität
Ziel von Wikis, Micro-Blogs und Aufgaben-Management Systemen ist die effizientere Gestaltung des Informationsflusses in Unternehmen. Die Mitarbeiter verschwenden weniger Zeit für das Aussortieren unwichtiger Informationen. Unnötige Meetings werden durch entsprechende Einträge in den interaktiven Systemen ersetzt. Eine große Zeitersparnis, die sich in einer höheren Produktivität widerspiegelt.
Sie sind mit den herkömmlichen Kommunikationsmitteln kombinierbar
Auf die Nutzung von E-Mails, vom schwarzen Brett und vom Intranet muss im Rahmen der neuen Kommunikationssysteme nicht verzichtet werden. Sie profitieren vielmehr voneinander. Statt eines Anhangs enthalten die E-Mails fortan einen Link, der die Empfänger direkt zum Wiki-Eintrag oder auf den Artikel im Micro-Blog führt. Durch diese Kombination werden die betroffenen Mitarbeiter ohne Zeitverzögerung über Neues informiert und landen mit nur einem Klick auf der strukturierten, interaktiven Wiki-Seite.
Sie sind unkompliziert
Die Implementierung der neuen Kommunikationssysteme ist für Unternehmen jeder Größe umsetzbar. Sie verfügen über eine intuitive Bedieneroberfläche, die auch ohne technisches Wissen leicht nutzbar ist. Externe Dienstleister haben sich auf die Systeme spezialisiert und bieten Hilfestellung in Bezug auf die Einrichtung, Pflege und technische Betreuung.
Fazit
Die verschiedenen Kommunikationswege im Unternehmen haben einen unmittelbaren Einfluss auf die Produktivität. Nicht jedes Medium ist für den modernen Arbeitsalltag geeignet. Ein ineffizienter Austausch von Informationen resultiert in einer unsicheren und frustrierten Belegschaft.
Neue Kommunikationssysteme haben sich in der Praxis als Lösung dieses Problems etabliert. Sie sparen Zeit, erhöhen die Produktivität und können mit den traditionellen Kommunikationsmitteln kombiniert werden. Für die professionelle Einrichtung der Systeme kann Unterstützung von externen Dienstleistern in Anspruch genommen werden. Das Resultat ist ein reibungsloser, zielgerichteter und effizienter Informationsfluss.
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