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Essensmarken für Mitarbeiter: Digitale Lösungen und steuerfreie Vorteile

Essensmarken für Mitarbeiter: Digitale Lösungen und steuerfreie Vorteile

Mit attraktiven Zusatzleistungen können Arbeitgeber die Motivation und Loyalität ihrer Angestellten aktiv fördern. Einer der bekanntesten und wirkungsvollsten Benefits ist der Essenszuschuss. Er ist dank digitaler Lösungen leicht zu implementieren und eine steuerfreie Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung. Damit Essensmarken ihre positive Wirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit entfalten können, ist die richtige Umsetzung essenziell.

Titelbild Essensmarken

Inhaltsverzeichnis

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Dieser Artikel wurde geschrieben von Sina

Sina ist Projektmanagerin und verantwortlich für die Unternehmenskommunikation bei der Prämie Direkt GmbH. Als Spezialistin im Bereich Kundenbindung, Neukundengewinnung und Bestandskundenentwicklung verbessert sie Ihr Beziehungsmanagement maßgeblich.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Ein Essenszuschuss ist eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers.
  • Digitale Essensmarken haben physische Essensgutscheine mittlerweile abgelöst.
  • Pro Monat und Mitarbeiter können Arbeitgeber maximal 15 Essensmarken á 7,23 Euro steuerfrei bereitstellen, also insgesamt 108,45 Euro.
  • Der freiwillige Zuschuss kann als Zusatz zum Bruttolohn oder in Form einer teilweisen Gehaltsumwandlung gewährt werden.
  • Steuerfrei bleibt der Benefit nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
  • Dank digitaler Lösungen ist die Implementierung, Umsetzung und Kontrolle des Essenszuschusses unkompliziert.
  • Richtige Handhabung vorausgesetzt, trägt die Zusatzleistung zu einer motivierten, loyalen und zufriedenen Belegschaft bei.

Was sind Essensmarken?

Eine Essensmarke ist ein Zuschuss, den ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern für den Kauf ihrer Mahlzeiten gewährt. Unter dem Begriff werden sowohl Essensgutscheine in Papierform als auch digitale Essensmarken zusammengefasst. Letztere haben die klassische Variante fast vollständig abgelöst. 

Je nach Art und Umfang kann der Mitarbeiter die Marke in bestimmten Akzeptanzstellen oder bei sämtlichen Anbietern einlösen. So kostet die arbeitstägliche Mahlzeit weniger oder ist gänzlich kostenfrei. Essensmarken sind eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, auf die die Angestellten keinen Rechtsanspruch haben. Dennoch bieten immer mehr Unternehmen den Benefit an, da er zu einer hohen Mitarbeiterbindung beiträgt und die Attraktivität als Arbeitgeber stärkt.

Gesetzesgrundlage der Essensmarken

Icon Gesetz Paragraph

Ein Essenszuschuss gilt aus Sicht des Gesetzgebers als geldwerter Vorteil, der unter dem amtlichen Sachbezugswert „Verpflegung“ zu verbuchen ist. Die rechtliche Grundlage hierfür ist in § 8 Abs. 2 S. 6 EStG i.V. festgehalten.

Die Höhe des Sachbezugs für die Bezuschussung von Mitarbeitermahlzeiten durch Essensmarken liegt aktuell bei 4,13 Euro (Jahr 2024). Arbeitgeber können diesen Betrag mit bis zu 3,10 Euro steuerfrei aufstocken. Somit ergibt sich ein maximaler Essenszuschuss von 7,23 Euro pro Mitarbeiter und Mahlzeit, beziehungsweise Tag. Pro Monat liegt der steuerfreie Höchstbetrag bei 108,45 Euro, also 15 Essensmarken.

 

Wie steuerrechtlich mit Essensmarken zu verfahren ist, ergibt sich aus den folgenden gesetzlichen Regelungen:

  • R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR (Lohnsteuerrichtlinien)
  • BMF-Schreiben IV C 5 - S 2334/08/10006-01 BStBl 2019 I S. 66 vom 18.01.2019
  • BMF-Schreiben IV C 5 - S 2334/19/10010-005 vom 7. Dezember 2023

Während die Lohnsteuerrichtlinien die grundlegenden Vorgaben für Essensmarken definieren, regeln die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) spezifische Aspekte. Die dort enthaltenen Informationen sind rechtlich bindend und von Arbeitgebern im Rahmen der Versteuerung des Essenszuschusses zu berücksichtigen.

Übergang von traditionellen zu digitalen Essensmarken

Den Arbeitgeberzuschuss zu ihren Mahlzeiten erhielten die Mitarbeiter früher klassischerweise in Papierform. Seit dem 02.02.2016 erlaubt der Gesetzgeber auch den Einsatz digitaler Essensmarken. Bei dieser Variante erhalten die Arbeitnehmer ihren Gutschein nicht mehr in physischer Form. Stattdessen wird er ihnen in einer App auf ihrem Smartphone freigeschaltet. 

Die Umsetzung erfolgt über spezialisierte Anbieter, der je nach Serviceumfang die Abwicklung, Belegkontrolle und Weiterleitung an die Lohnsteuersoftware übernimmt. Heutzutage ist fast jeder Angestellte den Umgang mit dem Smartphone gewohnt. Digitale Essensmarken zu nutzen, ist für die Mitarbeiter somit ebenso bequem wie intuitiv. Ein entsprechendes System von einem externen Dienstleister einrichten zu lassen, lohnt sich ab einer Belegschaft von mindestens zehn Personen.

Vorteile digitaler Essensmarken

Digitale Essensmarken bieten dieselben Vorzüge wie klassische Essensgutscheine. Hierzu gehört vor allem eine förderliche Wirkung auf die Mitarbeitermotivation, die Arbeitgebermarke und die Mitarbeiterbindung. Schließlich essen die Angestellten täglich und kommen somit regelmäßig in den Genuss des freiwilligen Benefits. Digitale Essensmarken weisen jedoch zusätzliche Vorteile auf, von denen Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen profitieren.

Digitale Essensmarke App

Steuerliche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Der Gesetzgeber hat fest geregelt, unter welchen Bedingungen die Zugabe zur Mitarbeitermahlzeit steuerfrei bleibt. Ein detailliertes Rechenbeispiel hierzu geht aus dem Detailartikel zum Essenszuschuss vom Arbeitgeber hervor. Entscheidend für die Steuerfreiheit ist, die Vorgaben zur Einlösung von Essensmarken einzuhalten. Dies betrifft unter anderem die Häufigkeit der Einlösung und die Art der erworbenen Artikel.

Im Fall von klassischen Essensgutscheinen ist kaum überprüfbar, ob die Mitarbeiter sie gesetzeskonform verwenden. Diskrepanzen treten oft erst im Rahmen einer Betriebsprüfung auf, was im schlimmsten Fall in Steuer- oder Sozialversicherungsnachzahlungen mündet. 

Im Fall von digitalen Essensmarken besteht diese Gefahr nicht. Sie können mit automatisierten Funktionen ausgestattet werden, die eine falsche Nutzung – ob bewusst oder versehentlich – von vornherein unmöglich machen.

Den Essenszuschuss für die Beschäftigten auf digitalem Weg bereitzustellen, ist in steuerlicher Hinsicht somit der sichere Weg. Während die Angestellten eine abzugsfreie Zugabe zu ihrem Lohn erhalten, bleibt der Mitarbeiter-Benefit so auch für den Arbeitgeber abgabenfrei. Damit ist die Zusatzleistung eine günstigere Alternative zu einer regulären Gehaltserhöhung.

Flexibilität und Akzeptanzorte

Ein weiterer wesentlicher Vorteil von digitalen Essensmarken ist der Umfang an möglichen Verwendungsorten. Physische Essensgutscheine werden von einem Vertragspartner ausgeteilt und sind nur in teilnehmenden Akzeptanzstellen einlösbar. Bei der digitalen Variante besteht diese Beschränkung nicht. Sie können in Supermärkten, im Lieblingsrestaurant oder bei Lieferdiensten eingesetzt werden. 

Auch in Bäckereien, Cafés, Imbissen oder der unternehmenseigenen Kantine erhalten die Mitarbeiter mit ihrer digitalen Essensmarke ein vergünstigtes Essen. Dieses hohe Maß an Flexibilität ermöglicht es den Angestellten, frei über ihre Mahlzeit zu bestimmen. Da sie den Zuschuss ortsunabhängig auf ihrem Smartphone freigeschaltet bekommen, können auch Mitarbeiter im Homeoffice von dem Benefit profitieren.

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Implementierung digitaler Essensmarken im Unternehmen

Digital ausgeteilte Essensmarken lassen sich leicht in den Unternehmensprozess einbinden. Die Implementierung erfolgt mithilfe einer App, die ein externer Dienstleister bereitstellt. Mit dem richtigen Anbieter an der Seite ist der Vorgang schnell, unkompliziert und kostengünstig.

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Technische Anforderungen und Setup

Vor dem ersten Einsatz der Essensmarken muss das System eingerichtet werden. Es sind nur wenige Schritte erforderlich, bevor die Mitarbeiter ihre erste vergünstigte oder kostenlose Mahlzeit einnehmen können.

  • R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR (Lohnsteuerrichtlinien)
  • BMF-Schreiben IV C 5 - S 2334/08/10006-01 BStBl 2019 I S. 66 vom 18.01.2019
  • BMF-Schreiben IV C 5 - S 2334/19/10010-005 vom 7. Dezember 2023

Aus Sicht des Unternehmens und der Angestellten ist die Implementierung von digitalen Essensmarken folglich mit minimalem Aufwand verbunden. Durch die Steuerersparnisse amortisieren sich zudem die Kosten für den externen Dienstleister bereits nach kurzer Zeit. Entscheidend für einen reibungslosen Ablauf ist, einen zuverlässigen und erfahrenen Anbieter zu wählen.

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Verwaltung und rechtliche Rahmenbedingungen

Zum Leistungsumfang von externen Anbietern von digitalen Essensmarken gehört typischerweise die Belegprüfung. Auch die übrige Verwaltung ist meist im Service enthalten. Dies umfasst unter anderem die datenschutzkonforme Speicherung der Belege und die Erstellung von Analysen. Letzteres ist hilfreich, um die Nutzung der digitalen Essensmarken durch die Mitarbeiter auszuwerten.

Die Inanspruchnahme des motivationsfördernden Benefits unterliegt speziellen Rahmenbedingungen. Auf diese Weise möchte der Gesetzgeber sicherstellen, dass die Zusatzleistung für den gedachten Zweck eingesetzt wird. Zu den wichtigsten Vorgaben gehören die folgenden Punkte:

  • Pro Mahlzeit darf nur eine Essensmarke eingelöst werden.
  • Bezuschussbar mit maximal 7,23 Euro pro Tag und Mitarbeiter sind nur Mahlzeiten, die an tatsächlichen Arbeitstagen eingenommen werden.
  • Der Mitarbeiter muss die Mahlzeit selbst bezahlt haben.
  • Damit der Zuschuss auch für den Arbeitgeber steuerfrei bleibt, muss der Mitarbeiter mindestens den amtlichen Sachbezugswert von 4,13 Euro als Eigenanteil leisten.
  • Essensmarken sind nur auf Lebensmittel anwendbar, die für den Verzehr in der Pause geeignet sind.
  • Non-Food-Artikel, Tabak und Alkohol sind von der Bezuschussung ausgenommen.
  • Der Mitarbeiter muss seine Mahlzeit auf dem Beleg markieren, sofern auf diesem mehrere Produkte aufgelistet sind.
  • Jeder Beleg ist nur einmal einzureichen, spätestens bis zum dritten Tag des Folgemonats.
  • Mehrere Belege können zusammengefügt werden, sofern sie eine Mahlzeit darstellen.
  • Die eingereichte Quittung muss den Anforderungen gemäß § 146a AO, § 6 KassenSichV und dem § 33 UStDV entsprechen.

Es ist empfehlenswert, die geplante Einführung eines Essenszuschusses von einer Steuerberatung prüfen zu lassen. Dies gilt insbesondere, wenn der Benefit zusätzlich zum 50-Euro-Sachbezug oder anderen Zusatzleistungen gewährt werden soll

Zukünftige Entwicklungen bei Essensmarken

Ob erfahrene Fachkraft oder vielversprechendes Nachwuchstalent – heutige Arbeitnehmer achten vermehrt auf die Benefits, die ein Unternehmen bietet. Im Sinne des optimalen Employer-Brandings ist es daher unerlässlich, attraktive Zusatzleistungen in Aussicht zu stellen. Dies sorgt für einen kontinuierlichen Zulauf an qualifizierten Kandidaten. Zudem senken Sonderzuwendungen – wie digitale Essensmarken – die Abwanderungsbereitschaft der bestehenden Mitarbeiter.

In Zukunft wird die Relevanz von freiwilligen Zusatzleistungen seitens der Arbeitgeber weiter an Bedeutung zunehmen. Schon jetzt hat sich der Arbeitsmarkt zugunsten der Arbeitnehmer gewandelt. Aus dem anstehenden „War of Talents“ werden die Unternehmen siegreich hervorgehen, die ihren Angestellten ein ganzheitliches Benefit-Paket anbieten können. Dabei sind digitale Essensmarken ein wichtiger Pfeiler.

Idee Icon

Gesetzliche Änderungen und ihre Auswirkungen

In den vergangenen Jahren hat der Gesetzgeber wiederholt Anpassungen an den Regelungen zum Essenszuschuss vorgenommen. Früher konnten die Angestellten im Fall einer Gehaltsumwandlung wählen, ob sie den Essenszuschuss oder den Bruttolohn wünschen. Mittlerweile ist dies nicht mehr möglich. Dies ist einer der Gründe, aus denen der Essenszuschuss heutzutage überwiegend als Zugabe zum regulären Lohn ausgeteilt wird.

Positive Änderungen gibt es regelmäßig in Bezug auf die Höhe der Bezuschussung. So stieg der amtlich festgelegte Sachbezugswert zuletzt von 3,80 Euro im Jahr 2023 auf aktuell 4,13 Euro. Im Jahr 2022 lag er noch bei 3,57 Euro pro Mitarbeiter und Mahlzeit. Es ist somit anzunehmen, dass der Sachbezugswert auch in den kommenden Jahren zunimmt. Entsprechend wird die Attraktivität von digitalen Essensmarken für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Zukunft noch weiter steigen.

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