Um Stress in der Planungsphase zu vermeiden, solltest du so früh wie möglich mit der Erstellung der Einladungskarten für deine betriebliche Weihnachtsfeier beginnen. Diese sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin bei den Adressaten ankommen. Frühzeitig über das Datum zu informieren, erhöht die Teilnahmerate. Schließlich ist die Firmenweihnachtsfeier eine von vielen Veranstaltungen in der Vorweihnachtszeit.

Es kann sinnvoll sein, schon acht bis zehn Wochen vor dem Termin eine Vorankündigung zu senden. Durch diesen „Save the Date“-Hinweis können die eingeladenen Personen sich das Datum freihalten. Informationen zum Veranstaltungsort, zum geplanten Programm und zu allen weiteren Details kannst du zu später in Form deiner fertigen Einladungskarte nachreichen.

Zu deiner Firmenweihnachtsfeier solltest du alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deines Unternehmens einladen – mit oder ohne Familie. Dies umfasst neben den regulär angestellten Personen auch Werkstudentinnen und -studenten sowie Praktikantinnen und Praktikanten. Gibt es mehrere, räumlich getrennte Geschäftssitze, solltest du auch die dort tätige Belegschaft einladen – es sei denn, jede Außenstelle feiert für sich.

Denke auch an Personen, die sich gerade im Mutterschutz, in der Elternzeit oder im Sabbatical befinden. Eine nette Geste ist, ehemalige Mitarbeitende und/oder Geschäftsführende im Ruhestand einzuladen. Grundsätzlich kannst du den Kreis der Gäste auf enge Geschäftspartner erweitern. Bedenke allerdings, dass sich dies auf die Atmosphäre auswirken kann. Wenn du dir eine ausgelassene Feier fernab von geschäftlichen Themen wünschst, ist eine rein innerbetrieblich ausgerichtete Weihnachtsfeier besser geeignet.

Überlege im Rahmen der Weihnachtskartengestaltung, welche Botschaft diese übermitteln soll. Möglicherweise hat dein Unternehmen ein herausforderndes Jahr hinter sich und die Feier soll ein Abend der wohlverdienten Entspannung abseits vom Tagesgeschäft sein. Oder es war ein Jahr der personellen Wechsel und die gemeinsame Firmenweihnachtsfeier soll der Belegschaft helfen, näher zusammenzurücken. Indem du die Botschaft kurz formuliert in den Einladungstext aufnimmst, erreicht sie auch Personen, die nicht teilnehmen können. Auf der Feier kannst du deine Gedanken dann im Rahmen einer Ansprache detaillierter ausführen.

Die Einladung zur Firmenweihnachtsfeier dient dazu, die Vorfreude der eingeladenen Personen zu schüren. Gleichzeitig ist es ihre Aufgabe, die Empfängerinnen und Empfänger über die Eckdaten der Veranstaltung zu informieren. Die folgenden Punkte sollten daher stets in der Einladungskarte zur betrieblichen Weihnachtsfeier enthalten sein.

– Datum

– Uhrzeit

– Ort

– Hauptprogrammpunkt (beispielsweise Weihnachtsessen, Varieté-Show etc.)

Optional kannst du einen Verweis auf den Dresscode oder einen Hinweis zur Anreise in den Text aufnehmen. Die voraussichtliche Dauer der Feierlichkeiten ist auch ein sinnvoller Zusatz, damit Personen mit Kindern entsprechend planen können. In der Einladungskarte um Rückmeldung zur Teilnahme zu bitten, ist ebenfalls möglich und üblich.