Kommunikation ist der Austausch beziehungsweise die Verständigung untereinander. Sie ist ein unverzichtbarer Faktor für das menschliche Zusammensein. Wer kommuniziert, übermittelt Informationen an andere. Der Kreis der Beteiligten setzt sich aus mindestens einem Absender sowie mindestens einem Empfänger zusammen.

Es gibt verschiedene Arten der Informationsübermittlung, die sich in Bezug auf die Anzahl der involvierten Personen und die Zielsetzung unterscheiden. Durch die Mittel der Kommunikation kann der Absender den Empfänger über etwas informieren oder ihn zu einer bestimmten Handlung auffordern. Dies geschieht verbal und nonverbal.

Informationsaustausch, Verständigung, Interaktion, Kontakt, Austausch

Bei dieser Art der Kommunikation übermittelt die Führungskraft einem oder mehreren Mitarbeitern eine Information, ohne eine Antwort zu erwarten. Sie erhofft sich vielmehr ein bestimmtes Verhalten oder Handeln des Empfängers. Der Inhalt der Information kann die Empfindungen, Wünsche, Einstellungen und Gedanken des Absenders umfassen. Typische Beispiele für diese Art der Informationsvermittlung sind die Grußkarte zu Weihnachten oder die schriftliche Zusammenfassung der letzten Besprechung.

Die wechselseitige Kommunikation charakterisiert sich durch zwei Beteiligte, die sowohl Absender als auch Empfänger sind. Es entsteht ein Austausch von Informationen, bei dem eine Person der jeweils anderen einen Einblick in die persönlichen Empfindungen und Erwartungen gewährt. Im beruflichen Alltag kommt diese Art der Informationsübermittlung im Rahmen von Zielvereinbarungs- und Feedbackgesprächen vor.

Bei der sozialen Kommunikation setzen sich Absender und Empfänger der Information aus mehr als einer Person zusammen. Der Austausch erfolgt in der Gruppe. Richtig eingesetzt und durchgeführt kann diese Art des Austausches das Zusammengehörigkeitsgefühl des Teams nachhaltig erhöhen. Die soziale Kommunikation kommt beispielsweise bei Besprechungen mit allen Mitarbeitern einer Abteilung zum Einsatz.

Die Kommunikation der Führungskraft mit ihren Mitarbeitern folgt bei dieser Art der Informationsvermittlung klaren Richtlinien. In den meisten Unternehmen ist der Zeitpunkt und die Form der formalen Kommunikation von höherer Stelle vorgegeben. Der Inhalt beschränkt sich für gewöhnlich auf das Tagesgeschäft. Beispiele aus der Praxis sind die Aufgabenverteilung im Rahmen eines anstehenden Projekts, die Zuteilung von Kunden oder die Übermittlung aktueller Kennzahlen der Abteilung.

Die informelle Kommunikation der Führungskraft mit den Mitarbeitern ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt der Informationsvermittlung. Sie folgt keinen festen Vorgaben und Routinen, sondern wird situationsbedingt und spontan eingesetzt. Hierbei liegt der Fokus auf der sozialen Komponente und dem persönlichen Austausch zwischen der Führungskraft und den ihr unterstellten Arbeitnehmern in einem gelockerten Ambiente. Gespräche im Aufenthaltsraum oder während der Kaffeepause sind typische Szenarien aus dem beruflichen Alltag.

Zur Übermittlung von Informationen ist grundsätzlich jede dieser fünf Methoden geeignet. Die informelle Kommunikation verlangt der Führungskraft viel Fingerspitzengefühl ab. Wird sie zu häufig und penetrant eingesetzt, fühlen sich die Mitarbeiter schnell in ihrem Freiraum eingeschränkt. Sie reagieren mit Demotivation, was den eigentlichen Zweck der aktiven Kommunikation untergräbt.

Die mündliche Kommunikation ist für Führungskräfte Routine. Bei dieser Art des Informationsaustausches gibt es dennoch viele Fehlerquellen, die es zu vermeiden gilt. Im beruflichen Kontext wird die mündliche Kommunikation in zwei Arten unterteilt: das Einzelgespräch und die Besprechung.

Das Gespräch mit einem einzelnen Mitarbeiter eignet sich für den Austausch spezieller und persönlicher Informationen. Typische Anlässe sind Zielvereinbarungs- und Beurteilungsgespräche. Des Weiteren können Sie bei diesem Gespräch unter vier Augen vorherrschende Konflikte mit Ihrem Mitarbeiter klären. Der Vorteil einer Besprechung liegt in ihrer Effizienz. Sie erlaubt den zeitgleichen Austausch mit mehreren Mitarbeitern und eignet sich für die Besprechung aktueller Kennzahlen der Abteilung sowie zur Vorstellung neuer Projekte.

In beiden Fällen sollten Sie sich eine Routine erarbeiten. Bereiten Sie sich gründlich auf die mündliche Interaktion mit Ihren Mitarbeitern vor, indem Sie für freie Kapazitäten und einen geeigneten Raum sorgen. Verfassen Sie eine Liste der Themen, die Sie während des Gesprächs erörtern möchten. Die Phase der Durchführung sollte ebenfalls einer klaren Struktur folgen und aus der Begrüßung, der Erklärung der Ziele und einer abschließenden Zusammenfassung bestehen.